Privacybeleid
Laatst bijgewerkt: 25 september 2026
Deze pagina legt uit welke gegevens LetzCheck gebruikt, waarom en hoelang. We hebben deze tekst in eenvoudige woorden geschreven. Hebt u een vraag? Schrijf ons: [email protected].
1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?
Verwerkingsverantwoordelijke:
- LetzCheck, een dienst uitgebaat door KRP (eenmanszaak, Business Registration BR 41625695)
- Adres: 18 Caine Road, Hong Kong
- Contact voor al uw vragen over uw gegevens: [email protected]
2. Twee verschillende rollen
LetzCheck heeft niet voor alle gegevens dezelfde rol.
- De bezoeken (de registraties in een gebouw): de klant beslist waarvoor ze dienen. De klant is de syndicus of de eigenaar die op LetzCheck is ingeschreven. Wij verwerken deze bezoeken voor hem, volgens zijn instructies. Wij zijn dan „verwerker” (artikel 28 van de AVG).
- De accounts, de website, de support, de facturatie en de e-mail: LetzCheck beslist. Wij zijn dan „verwerkingsverantwoordelijke”.
Voor een vraag over de bezoeken in een gebouw kunt u ook contact opnemen met de klant (de syndicus of de eigenaar).
3. Welke gegevens gebruiken wij?
Uw account
- Uw naam en voornaam
- Uw e-mailadres
- Uw functie (als u die opgeeft)
- Uw telefoonnummer en of u WhatsApp gebruikt (als u die opgeeft)
- Uw taal
- Het bedrijf waartoe u behoort
- Uw wachtwoord: het wordt in een beveiligde vorm (hashing) opgeslagen. Niemand kan het lezen, ook wij niet.
- Voor het LetzCheck-team: de geheime code van de tweestapsverificatie
- De datum van uw laatste aanmelding
De bezoeken (registraties)
- Het bedrijf dat de interventie uitvoert
- De NFC-kaart of het label van de locatie
- De datum en het tijdstip
- De aankomst of het vertrek
- De uitgevoerde dienst
- Alleen als de persoon de bedrijfscode vergeten is: de reden die hij of zij heeft ingevuld
Wanneer iemand zonder account registreert, wordt zijn of haar naam niet opgeslagen. Als iemand registreert terwijl hij of zij aangemeld is met een account, wordt het bezoek aan dat account gekoppeld.
De telefoon die onthouden wordt om te registreren
Wij plaatsen een cookie op de telefoon. Die onthoudt bij welk bedrijf deze telefoon hoort. Hij bevat uw identiteit niet.
De technische gegevens
- Het IP-adres en de datum van de aanmeldingen en van belangrijke handelingen (beveiligingslogboek)
- Een sessiecookie om aangemeld te blijven
De support
- Uw hulpvragen (tickets) en uw berichten
- De schermafbeeldingen die u toevoegt
- De e-mails verstuurd naar [email protected]
De e-mails die LetzCheck verstuurt
Wij versturen uitnodigingen, codes, rapporten en facturen. Wij bewaren een kopie om te controleren of ze goed aangekomen zijn.
De e-mail @letzcheck.lu
Die dient alleen voor het LetzCheck-team. De inhoud van de mailboxen (e-mails, contacten, agenda’s) wordt op onze server opgeslagen. De mailserver en de antispamfilter houden ook technische logboeken bij.
De facturatie
- De naam van het bedrijf
- Het adres
- Het btw-nummer
- Het facturatie-e-mailadres
- De facturen
De ondertekening van het contract
Wanneer een klant de algemene verkoopvoorwaarden aanvaardt, bewaren wij het bewijs van zijn akkoord: de voornaam, de naam en het e-mailadres van de persoon die ondertekent, de plaats („opgemaakt te”), de datum en het tijdstip, het IP-adres, de browser, de taal en een vingerafdruk (hash) van de ondertekende tekst.
De automatische rapporten
De naam van het rapport, de gekozen locaties en de e-mailadressen van de ontvangers. Voor elke verzending: de datum, het formaat en de ontvangers.
De bestellingen van kaarten
Het leveringsadres, het aantal kaarten en de eventuele opmerking.
4. Waarom en op welke rechtsgrond?
| Waarom | Rechtsgrond (AVG) |
|---|---|
| De LetzCheck-dienst leveren | Het contract (artikel 6.1.b) |
| De beveiliging verzekeren en fraude voorkomen | Ons gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f) |
| Bewijzen dat een dienst uitgevoerd is, bij onenigheid | Gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f) |
| De facturen opmaken en de boekhouding voeren | Een wettelijke verplichting (artikel 6.1.c) |
| Uw hulpvragen beantwoorden | Het contract (artikel 6.1.b) of ons gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f) |
5. Hoelang bewaren wij uw gegevens?
| Gegevens | Duur |
|---|---|
| Bezoeken (registraties) | 5 jaar, daarna automatische verwijdering. Dat is de termijn om een dienst te bewijzen bij een geschil. |
| Supporttickets en -berichten | 5 jaar na het laatste bericht |
| Facturen en facturatiegegevens | 10 jaar (Luxemburgse boekhoudwetgeving) |
| Ondertekening van het contract en bestellingen van kaarten | Gedurende het hele contract, daarna 10 jaar (bewijs van het contract) |
| Automatische rapporten | Zolang het rapport bestaat. Verzendgeschiedenis: 12 maanden. |
| Gebruikersaccount | Zolang het account bestaat. Onmiddellijk verwijderd als u het verwijdert. De bezoeken blijven bestaan, maar zijn niet langer aan een persoon gekoppeld. |
| Beveiligingslogboek (IP-adressen, aanmeldingen, handelingen) | 12 maanden |
| Aanmeldsessies | 30 dagen na het laatste gebruik |
| Telefoon die onthouden wordt om te registreren | 1 week na het laatste gebruik (onmiddellijk als u vraagt om hem te vergeten) |
| Uitnodigingen die nooit geactiveerd zijn | 30 dagen na het versturen van de laatste uitnodiging |
| Kopieën van verstuurde e-mails | 90 dagen, bijlagen inbegrepen (rapporten, export van een verwijderde locatie) |
| E-mails ontvangen door de support | 90 dagen na ontvangst (spam: 30 dagen) |
| Logboeken van de webserver | 14 dagen |
| Logboeken van de mailserver | 4 weken |
| Mailboxen @letzcheck.lu | Zolang het account van de medewerker bestaat. Verwijderd 30 dagen na de verwijdering van het account. |
| Tijdelijke exportbestanden (Excel, PDF) | 1 dag |
| IP-adres van een kaartscan | 2 dagen |
| Fiche van een particuliere klant (naam, adres, telefoon) | Gewist wanneer zijn laatste account verwijderd wordt (de facturen behouden hun kopie: 10 jaar) |
| Wissel van syndicus (namen van de voorzitters die hem goedgekeurd hebben) | Zolang het gebouw bestaat |
| Offerteaanvragen, afzenders die de support mogen schrijven | 12 maanden |
6. Wie kan uw gegevens zien?
- De klant (syndicus of eigenaar) ziet de bezoeken in zijn gebouwen.
- De personen die de klant uitnodigt (zijn collega’s, de raad van mede-eigendom van het gebouw) zien de bezoeken van de locaties waartoe zij toegang hebben.
- De ontvangers van een automatisch rapport krijgen de bezoeken uit dat rapport. De klant kiest hen.
- Het LetzCheck-team heeft er alleen toegang toe voor de support.
- Onze hostingprovider: Hetzner Online GmbH. Zijn datacenters staan in Duitsland (Europese Unie).
- Cloudflare: beschermt de website tegen aanvallen en maakt hem sneller. De verbindingen met de website lopen via zijn servers. Cloudflare handelt alleen voor ons (verwerker) en is gecertificeerd onder het „Data Privacy Framework” (Europese Unie – Verenigde Staten).
Niemand anders. Concreet:
- Geen reclame.
- Geen tracking, geen statistiektools.
- Wij verkopen uw gegevens nooit.
- Uw gegevens worden opgeslagen in de Europese Unie, nergens anders.
- Onze e-mails vertrekken vanaf onze eigen server.
7. Cookies
Wij gebruiken alleen de cookies die strikt nodig zijn voor de werking van de dienst. Er zijn geen andere cookies. Daarom vragen wij uw toestemming niet met een banner.
| Waarvoor hij dient | Duur |
|---|---|
| U aangemeld houden | 30 dagen |
| De telefoon onthouden om te registreren | 1 week |
| Uw taal onthouden | 1 jaar |
8. Hoe beschermen wij uw gegevens?
- Alle verbindingen zijn versleuteld (HTTPS).
- De wachtwoorden zijn beveiligd (hashing) en onleesbaar.
- Het LetzCheck-team gebruikt tweestapsverificatie.
- De NFC-kaarten gebruiken sleutels die veranderen (NTAG 424 DNA).
- Wij maken elke dag een versleutelde back-up. Die wordt 14 dagen bewaard op onze server en 30 dagen op een tweede server in Duitsland.
- Elke persoon ziet alleen wat hij of zij nodig heeft voor zijn of haar rol.
9. Uw rechten
U kunt op elk moment:
- uw gegevens inzien (recht op inzage);
- uw gegevens corrigeren (rectificatie);
- uw gegevens laten wissen (wissing);
- vragen om het gebruik ervan te beperken (beperking);
- bezwaar maken tegen het gebruik ervan (bezwaar);
- uw gegevens in een bestand ontvangen (overdraagbaarheid).
Het zelf doen
Ga in de applicatie naar „Mijn profiel” en daarna naar „Mijn gegevens”:
- „Mijn gegevens downloaden”: u ontvangt een bestand (JSON) met alles wat aan uw account gekoppeld is.
- „Mijn account verwijderen”: uw account wordt verwijderd. Als u de laatste verantwoordelijke persoon van een klantaccount bent, kan dat alleen wanneer er geen enkele factuur meer te betalen is en er geen enkel abonnement meer loopt.
Het ons vragen
Schrijf naar [email protected]. Wij antwoorden binnen een maand.
10. Een klacht indienen
Als u niet tevreden bent, kunt u een klacht indienen bij de Luxemburgse toezichthoudende autoriteit:
Commission nationale pour la protection des données (CNPD)
15, boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux
11. Kinderen
LetzCheck is een dienst voor professionals. Hij is niet bedoeld voor kinderen.
12. Wijzigingen
Als dit beleid verandert, werken wij deze pagina bij, evenals de datum bovenaan de pagina.