Informativa sulla privacy
Ultimo aggiornamento: 25 settembre 2026
Questa pagina spiega quali dati usa LetzCheck, perché e per quanto tempo. Abbiamo scritto il testo con parole semplici. Se ha una domanda, ci scriva: [email protected].
1. Chi è responsabile dei Suoi dati?
Titolare del trattamento:
- LetzCheck, servizio gestito da KRP (impresa individuale, Business Registration BR 41625695)
- Indirizzo: 18 Caine Road, Hong Kong
- Contatto per tutte le richieste sui Suoi dati: [email protected]
2. Due ruoli diversi
LetzCheck non ha lo stesso ruolo per tutti i dati.
- I passaggi (le timbrature fatte in un edificio): è il cliente a decidere a cosa servono. Il cliente è l'amministratore di condominio o il proprietario che si è abbonato a LetzCheck. Trattiamo questi passaggi per il cliente, secondo le sue istruzioni. In questo caso siamo «responsabile del trattamento» (articolo 28 del GDPR).
- Account, sito, assistenza, fatturazione e servizio di posta: decide LetzCheck. In questo caso siamo «titolare del trattamento».
Per una domanda sui passaggi di un edificio, può contattare anche il cliente (l'amministratore o il proprietario).
3. Quali dati usiamo?
Il Suo account
- Il Suo nome e cognome
- Il Suo indirizzo email
- La Sua funzione (se la indica)
- Il Suo numero di telefono e se usa WhatsApp (se li indica)
- La Sua lingua
- L'azienda a cui appartiene
- La Sua password: è salvata in forma protetta (hash). Nessuno può leggerla, nemmeno noi.
- Per il team LetzCheck: il codice segreto dell'autenticazione a due fattori
- La data del Suo ultimo accesso
I passaggi (timbrature)
- L'azienda che interviene
- La carta NFC o l'etichetta del luogo
- La data e l'ora
- L'arrivo o la partenza
- Il servizio svolto
- Solo se la persona ha dimenticato il codice aziendale: il motivo che ha scritto
Quando una persona timbra senza account, il suo nome non viene registrato. Se una persona timbra con il proprio account connesso, il passaggio è collegato a quell'account.
Il telefono memorizzato per timbrare
Mettiamo un cookie sul telefono. Ricorda a quale azienda appartiene il telefono. Non contiene la Sua identità.
I dati tecnici
- L'indirizzo IP e la data degli accessi e delle azioni importanti (registro di sicurezza)
- Un cookie di sessione per restare connesso
L'assistenza
- Le Sue richieste di aiuto (ticket) e i Suoi messaggi
- Le schermate che allega
- Le email inviate a [email protected]
Le email inviate da LetzCheck
Inviamo inviti, codici, rapporti e fatture. Conserviamo una copia per verificare che siano arrivate.
Il servizio di posta @letzcheck.lu
È solo per il team LetzCheck. Il contenuto delle caselle (email, contatti, calendari) è salvato sul nostro server. Il server di posta e l'antispam tengono anche registri tecnici.
La fatturazione
- Il nome dell'azienda
- L'indirizzo
- La partita IVA
- L'email di fatturazione
- Le fatture
La firma del contratto
Quando un cliente accetta le condizioni generali di vendita, conserviamo la prova del suo accordo: nome, cognome ed email della persona che firma, il luogo («fatto a»), la data e l'ora, l'indirizzo IP, il browser, la lingua e un'impronta digitale del testo firmato.
I rapporti automatici
Il nome del rapporto, i luoghi scelti e gli indirizzi email dei destinatari. Per ogni invio: la data, il formato e i destinatari.
Gli ordini di tessere
L'indirizzo di consegna, il numero di tessere e l'eventuale commento.
4. Perché e su quale base giuridica?
| Perché | Base giuridica (GDPR) |
|---|---|
| Fornire il servizio LetzCheck | Il contratto (articolo 6.1.b) |
| Garantire la sicurezza e prevenire le frodi | Il nostro legittimo interesse (articolo 6.1.f) |
| Provare che un servizio è stato svolto, in caso di disaccordo | Legittimo interesse (articolo 6.1.f) |
| Emettere fatture e tenere la contabilità | Un obbligo di legge (articolo 6.1.c) |
| Rispondere alle Sue richieste di aiuto | Il contratto (articolo 6.1.b) o il nostro legittimo interesse (articolo 6.1.f) |
5. Per quanto tempo conserviamo i Suoi dati?
| Dati | Durata |
|---|---|
| Passaggi (timbrature) | 5 anni, poi cancellazione automatica. È il periodo per provare un servizio in caso di controversia. |
| Ticket e messaggi di assistenza | 5 anni dopo l'ultimo messaggio |
| Fatture e dati di fatturazione | 10 anni (legge contabile del Lussemburgo) |
| Firma del contratto e ordini di tessere | Per tutta la durata del contratto, poi 10 anni (prova del contratto) |
| Rapporti automatici | Finché il rapporto esiste. Storico degli invii: 12 mesi. |
| Account utente | Finché l'account esiste. Cancellato subito se Lei lo elimina. I passaggi restano, ma non sono più collegati a una persona. |
| Registro di sicurezza (indirizzi IP, accessi, azioni) | 12 mesi |
| Sessioni di accesso | 30 giorni dopo l'ultimo utilizzo |
| Telefono memorizzato per timbrare | 1 settimana dopo l'ultimo utilizzo (subito se chiede di dimenticarlo) |
| Inviti mai attivati | 30 giorni dopo l'invio dell'ultimo invito |
| Copie delle email inviate | 90 giorni, allegati compresi (rapporti, esportazione di un luogo eliminato) |
| Email ricevute dall'assistenza | 90 giorni dopo la ricezione (spam: 30 giorni) |
| Registri del server web | 14 giorni |
| Registri del server di posta | 4 settimane |
| Caselle di posta @letzcheck.lu | Finché esiste l'account del dipendente. Cancellate 30 giorni dopo l'eliminazione dell'account. |
| File di esportazione temporanei (Excel, PDF) | 1 giorno |
| Indirizzo IP di una scansione di tessera | 2 giorni |
| Scheda di un cliente privato (nome, indirizzo, telefono) | Cancellata quando il suo ultimo account viene eliminato (le fatture conservano la loro copia: 10 anni) |
| Cambio di amministratore (nomi dei presidenti che hanno approvato) | Finché l'edificio esiste |
| Richieste di preventivo, mittenti autorizzati a scrivere all'assistenza | 12 mesi |
6. Chi può vedere i Suoi dati?
- Il cliente (amministratore o proprietario) vede i passaggi nei suoi edifici.
- Le persone invitate dal cliente (i colleghi, il consiglio di condominio dell'edificio) vedono i passaggi dei luoghi a cui hanno accesso.
- I destinatari di un rapporto automatico ricevono i passaggi di quel rapporto. È il cliente a sceglierli.
- Il team LetzCheck vi accede solo per l'assistenza.
- Il nostro fornitore di hosting: Hetzner Online GmbH. I suoi centri dati sono in Germania (Unione europea).
- Cloudflare: protegge il sito dagli attacchi e lo rende più veloce. Le connessioni al sito passano dai suoi server. Agisce solo per nostro conto (responsabile del trattamento) ed è certificata secondo il Data Privacy Framework UE-USA.
Nessun altro. In pratica:
- Nessuna pubblicità.
- Nessun tracciamento, nessuno strumento di statistiche.
- Non vendiamo mai i Suoi dati.
- I Suoi dati sono conservati nell'Unione europea, non altrove.
- Le nostre email partono dal nostro server.
7. Cookie
Usiamo solo i cookie strettamente necessari al funzionamento del servizio. Non ci sono altri cookie. Per questo non Le chiediamo il consenso con un banner.
| A cosa serve | Durata |
|---|---|
| La mantiene connesso | 30 giorni |
| Ricorda il telefono per timbrare | 1 settimana |
| Ricorda la Sua lingua | 1 anno |
8. Come proteggiamo i Suoi dati?
- Tutte le connessioni sono cifrate (HTTPS).
- Le password sono protette (hash) e illeggibili.
- Il team LetzCheck usa l'autenticazione a due fattori.
- Le carte NFC usano chiavi che cambiano (NTAG 424 DNA).
- Facciamo ogni giorno un backup cifrato. È conservato 14 giorni sul nostro server e 30 giorni su un secondo server in Germania.
- Ogni persona vede solo ciò che le serve per il suo ruolo.
9. I Suoi diritti
In qualsiasi momento, Lei può:
- vedere i Suoi dati (accesso);
- correggere i Suoi dati (rettifica);
- far cancellare i Suoi dati (cancellazione);
- chiedere di limitarne l'uso (limitazione);
- opporsi al loro uso (opposizione);
- ricevere i Suoi dati in un file (portabilità).
Farlo da solo
Nell'applicazione, vada su «Il mio profilo» e poi «I miei dati»:
- «Scarica i miei dati»: riceve un file (JSON) con tutto ciò che è collegato al Suo account.
- «Elimina il mio account»: il Suo account viene cancellato. Se è l'ultima persona responsabile di un account cliente, è possibile quando non resta nessuna fattura da pagare e nessun abbonamento è in corso.
Chiederlo a noi
Scriva a [email protected]. Rispondiamo entro un mese.
10. Presentare un reclamo
Se non è soddisfatto, può presentare un reclamo all'autorità del Lussemburgo:
Commission nationale pour la protection des données (CNPD)
15, boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux
11. Minori
LetzCheck è un servizio per professionisti. Non è destinato ai bambini.
12. Modifiche
Se questa informativa cambia, aggiorniamo questa pagina e la data in alto.