Datenschutzerklärung
Zuletzt aktualisiert: 25. September 2026
Diese Seite erklärt, welche Daten LetzCheck verwendet, warum und wie lange. Wir haben den Text in einfachen Worten geschrieben. Wenn Sie eine Frage haben, schreiben Sie uns: [email protected].
1. Wer ist für Ihre Daten verantwortlich?
Verantwortlicher:
- LetzCheck, ein Dienst von KRP (Einzelunternehmen, Business Registration BR 41625695)
- Adresse: 18 Caine Road, Hongkong
- Kontakt für alle Anfragen zu Ihren Daten: [email protected]
2. Zwei verschiedene Rollen
LetzCheck hat nicht für alle Daten dieselbe Rolle.
- Besuche (die Zeiterfassungen in einem Gebäude): Der Kunde entscheidet, wofür sie genutzt werden. Der Kunde ist die Hausverwaltung oder der Eigentümer, der LetzCheck abonniert hat. Wir verarbeiten diese Besuche für den Kunden, nach seinen Anweisungen. Hier sind wir „Auftragsverarbeiter“ (Artikel 28 DSGVO).
- Konten, Website, Support, Rechnungen und E-Mail-Dienst: LetzCheck entscheidet. Hier sind wir „Verantwortlicher“.
Bei Fragen zu den Besuchen in einem Gebäude können Sie sich auch an den Kunden wenden (Hausverwaltung oder Eigentümer).
3. Welche Daten verwenden wir?
Ihr Konto
- Ihr Vorname und Nachname
- Ihre E-Mail-Adresse
- Ihre Funktion (wenn Sie sie angeben)
- Ihre Telefonnummer und ob Sie WhatsApp nutzen (wenn Sie diese angeben)
- Ihre Sprache
- Das Unternehmen, zu dem Sie gehören
- Ihr Passwort: Es wird in geschützter Form gespeichert (Hash). Niemand kann es lesen, auch wir nicht.
- Für das LetzCheck-Team: der geheime Code für die Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Das Datum Ihrer letzten Anmeldung
Besuche (Zeiterfassung)
- Das Unternehmen, das die Arbeit ausführt
- Die NFC-Karte oder das Etikett des Ortes
- Datum und Uhrzeit
- Ankunft oder Abfahrt
- Die erbrachte Leistung
- Nur wenn die Person den Firmencode vergessen hat: der Grund, den sie geschrieben hat
Wenn eine Person ohne Konto stempelt, wird ihr Name nicht gespeichert. Wenn eine Person mit ihrem angemeldeten Konto stempelt, wird der Besuch mit diesem Konto verknüpft.
Gespeichertes Telefon für die Zeiterfassung
Wir legen ein Cookie auf dem Telefon ab. Es merkt sich, zu welchem Unternehmen das Telefon gehört. Es enthält nicht Ihre Identität.
Technische Daten
- IP-Adresse und Datum von Anmeldungen und wichtigen Aktionen (Sicherheitsprotokoll)
- Ein Sitzungs-Cookie, damit Sie angemeldet bleiben
Support
- Ihre Hilfeanfragen (Tickets) und Nachrichten
- Bildschirmfotos, die Sie anhängen
- E-Mails an [email protected]
E-Mails von LetzCheck
Wir senden Einladungen, Codes, Berichte und Rechnungen. Wir behalten eine Kopie, um zu prüfen, dass sie angekommen sind.
Der E-Mail-Dienst @letzcheck.lu
Er ist nur für das LetzCheck-Team. Der Inhalt der Postfächer (E-Mails, Kontakte, Kalender) wird auf unserem Server gespeichert. Der Mailserver und der Spamfilter führen auch technische Protokolle.
Rechnungen
- Name des Unternehmens
- Adresse
- Umsatzsteuer-Nummer
- E-Mail für Rechnungen
- Rechnungen
Vertragsunterschrift
Wenn ein Kunde die Allgemeinen Geschäftsbedingungen annimmt, bewahren wir den Nachweis seiner Zustimmung auf: Vorname, Nachname und E-Mail der unterzeichnenden Person, den Ort der Unterzeichnung, Datum und Uhrzeit, die IP-Adresse, den Browser, die Sprache und einen digitalen Fingerabdruck des unterzeichneten Textes.
Automatische Berichte
Der Name des Berichts, die gewählten Standorte und die E-Mail-Adressen der Empfänger. Für jeden Versand: Datum, Format und Empfänger.
Kartenbestellungen
Die Lieferadresse, die Anzahl der Karten und ein eventueller Kommentar.
4. Warum und auf welcher Rechtsgrundlage?
| Warum | Rechtsgrundlage (DSGVO) |
|---|---|
| Den Dienst LetzCheck bereitstellen | Der Vertrag (Artikel 6.1.b) |
| Sicherheit gewährleisten und Betrug verhindern | Unser berechtigtes Interesse (Artikel 6.1.f) |
| Bei Streit beweisen, dass eine Leistung erbracht wurde | Berechtigtes Interesse (Artikel 6.1.f) |
| Rechnungen erstellen und Buchhaltung führen | Eine gesetzliche Pflicht (Artikel 6.1.c) |
| Ihre Hilfeanfragen beantworten | Der Vertrag (Artikel 6.1.b) oder unser berechtigtes Interesse (Artikel 6.1.f) |
5. Wie lange speichern wir Ihre Daten?
| Daten | Dauer |
|---|---|
| Besuche (Zeiterfassung) | 5 Jahre, dann automatische Löschung. Das ist die Frist, um eine Leistung bei Streit zu beweisen. |
| Support-Tickets und Nachrichten | 5 Jahre nach der letzten Nachricht |
| Rechnungen und Rechnungsdaten | 10 Jahre (Luxemburger Buchhaltungsrecht) |
| Vertragsunterschrift und Kartenbestellungen | Während der gesamten Vertragslaufzeit, danach 10 Jahre (Vertragsnachweis) |
| Automatische Berichte | Solange der Bericht besteht. Versandverlauf: 12 Monate. |
| Benutzerkonto | Solange das Konto besteht. Sofort gelöscht, wenn Sie es löschen. Die Besuche bleiben, sind aber mit keiner Person mehr verknüpft. |
| Sicherheitsprotokoll (IP-Adressen, Anmeldungen, Aktionen) | 12 Monate |
| Anmeldesitzungen | 30 Tage nach der letzten Nutzung |
| Gespeichertes Telefon für die Zeiterfassung | 1 Woche nach der letzten Nutzung (sofort, wenn Sie es vergessen lassen) |
| Nie aktivierte Einladungen | 30 Tage nach dem Versand der letzten Einladung |
| Kopien gesendeter E-Mails | 90 Tage, einschließlich Anhängen (Berichte, Export eines gelöschten Objekts) |
| Beim Support eingegangene E-Mails | 90 Tage nach Eingang (Spam: 30 Tage) |
| Protokolle des Webservers | 14 Tage |
| Protokolle des Mailservers | 4 Wochen |
| Postfächer @letzcheck.lu | Solange das Konto des Mitarbeiters besteht. Gelöscht 30 Tage nach Löschung des Kontos. |
| Temporäre Exportdateien (Excel, PDF) | 1 Tag |
| IP-Adresse eines Kartenscans | 2 Tage |
| Daten eines Privatkunden (Name, Adresse, Telefon) | Gelöscht, wenn sein letztes Konto gelöscht wird (Rechnungen behalten ihre Kopie: 10 Jahre) |
| Wechsel der Hausverwaltung (Namen der zustimmenden Vorsitzenden) | Solange das Gebäude besteht |
| Angebotsanfragen, zum Schreiben an den Support berechtigte Absender | 12 Monate |
6. Wer kann Ihre Daten sehen?
- Der Kunde (Hausverwaltung oder Eigentümer) sieht die Besuche in seinen Gebäuden.
- Vom Kunden eingeladene Personen (Kollegen, der Verwaltungsbeirat des Gebäudes) sehen die Besuche der Standorte, auf die sie Zugriff haben.
- Empfänger eines automatischen Berichts erhalten die Besuche dieses Berichts. Der Kunde wählt sie aus.
- Das LetzCheck-Team greift nur für den Support darauf zu.
- Unser Hoster: Hetzner Online GmbH. Die Rechenzentren liegen in Deutschland (Europäische Union).
- Cloudflare: schützt die Website vor Angriffen und beschleunigt sie. Die Verbindungen zur Website laufen über seine Server. Cloudflare handelt nur in unserem Auftrag (Auftragsverarbeiter) und ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.
Sonst niemand. Konkret:
- Keine Werbung.
- Kein Tracking, keine Statistik-Werkzeuge.
- Wir verkaufen Ihre Daten nie.
- Ihre Daten werden in der Europäischen Union gespeichert, nicht anderswo.
- Unsere E-Mails werden von unserem eigenen Server versendet.
7. Cookies
Wir verwenden nur Cookies, die für den Dienst unbedingt nötig sind. Es gibt keine anderen Cookies. Deshalb fragen wir nicht mit einem Banner nach Ihrer Einwilligung.
| Wofür | Dauer |
|---|---|
| Hält Sie angemeldet | 30 Tage |
| Merkt sich das Telefon für die Zeiterfassung | 1 Woche |
| Merkt sich Ihre Sprache | 1 Jahr |
8. Wie schützen wir Ihre Daten?
- Alle Verbindungen sind verschlüsselt (HTTPS).
- Passwörter sind geschützt (Hash) und nicht lesbar.
- Das LetzCheck-Team nutzt die Zwei-Faktor-Authentifizierung.
- Die NFC-Karten nutzen wechselnde Schlüssel (NTAG 424 DNA).
- Wir machen jeden Tag eine verschlüsselte Sicherung. Sie wird 14 Tage auf unserem Server und 30 Tage auf einem zweiten Server in Deutschland aufbewahrt.
- Jede Person sieht nur, was sie für ihre Rolle braucht.
9. Ihre Rechte
Sie können jederzeit:
- Ihre Daten einsehen (Auskunft);
- Ihre Daten korrigieren (Berichtigung);
- Ihre Daten löschen lassen (Löschung);
- die Nutzung einschränken lassen (Einschränkung);
- der Nutzung widersprechen (Widerspruch);
- Ihre Daten als Datei erhalten (Datenübertragbarkeit).
Selbst erledigen
Gehen Sie in der App zu „Mein Profil“ und dann „Meine Daten“:
- „Meine Daten herunterladen“: Sie erhalten eine Datei (JSON) mit allem, was mit Ihrem Konto verknüpft ist.
- „Mein Konto löschen“: Ihr Konto wird gelöscht. Wenn Sie die letzte verantwortliche Person eines Kundenkontos sind, ist das möglich, sobald keine Rechnung mehr offen ist und kein Abonnement mehr läuft.
Uns fragen
Schreiben Sie an [email protected]. Wir antworten innerhalb eines Monats.
10. Beschwerde einreichen
Wenn Sie nicht zufrieden sind, können Sie sich bei der Luxemburger Behörde beschweren:
Commission nationale pour la protection des données (CNPD)
15, boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux
11. Kinder
LetzCheck ist ein Dienst für Fachleute. Er ist nicht für Kinder bestimmt.
12. Änderungen
Wenn sich diese Erklärung ändert, aktualisieren wir diese Seite und das Datum oben auf der Seite.