Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 25 septembre 2026
Cette page explique quelles données LetzCheck utilise, pourquoi, et combien de temps. Nous avons écrit ce texte avec des mots simples. Si vous avez une question, écrivez-nous : [email protected].
1. Qui est responsable de vos données ?
Responsable du traitement :
- LetzCheck, service exploité par KRP (entreprise individuelle, Business Registration BR 41625695)
- Adresse : 18 Caine Road, Hong Kong
- Contact pour toutes vos demandes sur vos données : [email protected]
2. Deux rôles différents
LetzCheck n'a pas le même rôle pour toutes les données.
- Les passages (les pointages faits dans un immeuble) : c'est le client qui décide à quoi ils servent. Le client est le syndic ou le propriétaire qui a souscrit à LetzCheck. Nous traitons ces passages pour lui, selon ses instructions. Nous sommes alors « sous-traitant » (article 28 du RGPD).
- Les comptes, le site, le support, la facturation et la messagerie : c'est LetzCheck qui décide. Nous sommes alors « responsable du traitement ».
Pour une question sur les passages d'un immeuble, vous pouvez aussi contacter le client (le syndic ou le propriétaire).
3. Quelles données utilisons-nous ?
Votre compte
- Votre nom et votre prénom
- Votre adresse email
- Votre fonction (si vous la donnez)
- Votre numéro de téléphone et si vous utilisez WhatsApp (si vous les donnez)
- Votre langue
- L'entreprise à laquelle vous appartenez
- Votre mot de passe : il est enregistré sous une forme protégée (hachage). Personne ne peut le lire, même pas nous.
- Pour l'équipe LetzCheck : le code secret de la double authentification
- La date de votre dernière connexion
Les passages (pointages)
- L'entreprise qui intervient
- La carte NFC ou l'étiquette du lieu
- La date et l'heure
- L'arrivée ou le départ
- Le service réalisé
- Seulement si la personne a oublié le code de l'entreprise : la raison qu'elle a écrite
Quand une personne pointe sans compte, son nom n'est pas enregistré. Si une personne pointe avec son compte connecté, le passage est lié à ce compte.
Le téléphone mémorisé pour pointer
Nous plaçons un cookie sur le téléphone. Il retient à quelle entreprise ce téléphone appartient. Il ne contient pas votre identité.
Les données techniques
- L'adresse IP et la date des connexions et des actions importantes (journal de sécurité)
- Un cookie de session pour rester connecté
Le support
- Vos demandes d'aide (tickets) et vos messages
- Les captures d'écran que vous ajoutez
- Les emails envoyés à [email protected]
Les emails envoyés par LetzCheck
Nous envoyons des invitations, des codes, des rapports et des factures. Nous gardons une copie pour vérifier qu'ils sont bien arrivés.
La messagerie @letzcheck.lu
Elle sert uniquement à l'équipe LetzCheck. Le contenu des boîtes (emails, contacts, calendriers) est stocké sur notre serveur. Le serveur de messagerie et l'anti-spam tiennent aussi des journaux techniques.
La facturation
- Le nom de l'entreprise
- L'adresse
- Le numéro de TVA
- L'email de facturation
- Les factures
La signature du contrat
Quand un client accepte les conditions générales de vente, nous gardons la preuve de son accord : le prénom, le nom et l'email de la personne qui signe, le lieu (« fait à »), la date et l'heure, l'adresse IP, le navigateur, la langue et une empreinte du texte signé.
Les rapports automatiques
Le nom du rapport, les lieux choisis et les adresses email des destinataires. Pour chaque envoi : la date, le format et les destinataires.
Les commandes de cartes
L'adresse de livraison, le nombre de cartes et le commentaire éventuel.
4. Pourquoi et sur quelle base légale ?
| Pourquoi | Base légale (RGPD) |
|---|---|
| Fournir le service LetzCheck | Le contrat (article 6.1.b) |
| Assurer la sécurité et empêcher la fraude | Notre intérêt légitime (article 6.1.f) |
| Prouver qu'un service a été fait, en cas de désaccord | Intérêt légitime (article 6.1.f) |
| Faire les factures et tenir la comptabilité | Une obligation légale (article 6.1.c) |
| Répondre à vos demandes d'aide | Le contrat (article 6.1.b) ou notre intérêt légitime (article 6.1.f) |
5. Combien de temps gardons-nous vos données ?
| Données | Durée |
|---|---|
| Passages (pointages) | 5 ans, puis suppression automatique. C'est le délai pour prouver un service en cas de litige. |
| Tickets et messages de support | 5 ans après le dernier message |
| Factures et données de facturation | 10 ans (loi comptable du Luxembourg) |
| Signature du contrat et commandes de cartes | Pendant tout le contrat, puis 10 ans (preuve du contrat) |
| Rapports automatiques | Tant que le rapport existe. Historique des envois : 12 mois. |
| Compte utilisateur | Tant que le compte existe. Supprimé tout de suite si vous le supprimez. Les passages restent, mais ne sont plus liés à une personne. |
| Journal de sécurité (adresses IP, connexions, actions) | 12 mois |
| Sessions de connexion | 30 jours après la dernière utilisation |
| Téléphone mémorisé pour pointer | 1 semaine après la dernière utilisation (tout de suite si vous demandez à l'oublier) |
| Invitations jamais activées | 30 jours après l'envoi de la dernière invitation |
| Copies des emails envoyés | 90 jours, pièces jointes comprises (rapports, export d'un lieu supprimé) |
| Emails reçus par le support | 90 jours après réception (spam : 30 jours) |
| Journaux du serveur web | 14 jours |
| Journaux du serveur de messagerie | 4 semaines |
| Boîtes mail @letzcheck.lu | Tant que le compte de l'employé existe. Supprimées 30 jours après la suppression du compte. |
| Fichiers d'export temporaires (Excel, PDF) | 1 jour |
| Adresse IP d'un scan de carte | 2 jours |
| Fiche d'un client particulier (nom, adresse, téléphone) | Effacée quand son dernier compte est supprimé (les factures gardent leur copie : 10 ans) |
| Changement de syndic (noms des présidents qui ont validé) | Tant que l'immeuble existe |
| Demandes de devis, expéditeurs autorisés à écrire au support | 12 mois |
6. Qui peut voir vos données ?
- Le client (syndic ou propriétaire) voit les passages faits dans ses immeubles.
- Les personnes invitées par le client (ses collègues, le conseil syndical de l'immeuble) voient les passages des lieux auxquels elles ont accès.
- Les destinataires d'un rapport automatique reçoivent les passages de ce rapport. C'est le client qui les choisit.
- L'équipe LetzCheck y accède seulement pour le support.
- Notre hébergeur : Hetzner Online GmbH. Ses centres de données sont en Allemagne (Union européenne).
- Cloudflare : protège le site contre les attaques et l'accélère. Les connexions au site passent par ses serveurs. Il agit seulement pour nous (sous-traitant) et est certifié « Data Privacy Framework » (Union européenne – États-Unis).
Personne d'autre. Concrètement :
- Pas de publicité.
- Pas de pistage, pas d'outil de statistiques.
- Nous ne vendons jamais vos données.
- Vos données sont stockées dans l'Union européenne, pas ailleurs.
- Nos emails partent de notre propre serveur.
7. Cookies
Nous utilisons seulement les cookies indispensables au fonctionnement du service. Il n'y a aucun autre cookie. C'est pourquoi nous ne vous demandons pas votre accord avec une bannière.
| À quoi il sert | Durée |
|---|---|
| Vous garder connecté | 30 jours |
| Retenir le téléphone pour pointer | 1 semaine |
| Retenir votre langue | 1 an |
8. Comment protégeons-nous vos données ?
- Toutes les connexions sont chiffrées (HTTPS).
- Les mots de passe sont protégés (hachage) et illisibles.
- L'équipe LetzCheck utilise la double authentification.
- Les cartes NFC utilisent des clés qui changent (NTAG 424 DNA).
- Nous faisons une sauvegarde chiffrée chaque jour. Elle est gardée 14 jours sur notre serveur et 30 jours sur un second serveur en Allemagne.
- Chaque personne voit seulement ce dont elle a besoin pour son rôle.
9. Vos droits
Vous pouvez à tout moment :
- voir vos données (droit d'accès) ;
- corriger vos données (rectification) ;
- faire effacer vos données (effacement) ;
- demander de limiter leur utilisation (limitation) ;
- vous opposer à leur utilisation (opposition) ;
- récupérer vos données dans un fichier (portabilité).
Le faire vous-même
Dans l'application, allez dans « Mon profil » puis « Mes données » :
- « Télécharger mes données » : vous recevez un fichier (JSON) avec tout ce qui est lié à votre compte.
- « Supprimer mon compte » : votre compte est supprimé. Si vous êtes la dernière personne responsable d'un compte client, c'est possible quand plus aucune facture n'est à payer et qu'aucun abonnement n'est en cours.
Nous le demander
Écrivez à [email protected]. Nous répondons dans un délai d'un mois.
10. Faire une réclamation
Si vous n'êtes pas satisfait, vous pouvez vous plaindre auprès de l'autorité du Luxembourg :
Commission nationale pour la protection des données (CNPD)
15, boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux
11. Enfants
LetzCheck est un service pour les professionnels. Il n'est pas destiné aux enfants.
12. Changements
Si cette politique change, nous mettons à jour cette page et la date en haut de la page.